Ketika
memulai suatu usaha, orang sering lupa menyiapkan pembukuan alias
laporan, meski sederhana. Padahal, fungsi pembukuan ini sangat vital
bagi kelangsungan bisnis.
Hendra
tengah kebingungan. Usahanya membuka gerai pakaian anak-anak di sebuah
pusat perbelanjaan baru berjalan selama enam bulan. Tapi, dia merasa
seperti sudah kehabisan napas. Modal awalnya sudah nyaris terkuras
habis. Padahal, gerai kecilnya sudah mulai ramai disambangi pembeli
sejak bulan keempat. Jadi, dia mestinya sudah memperoleh pendapatan
lumayan dari usahanya tersebut. “Tapi, bukannya untung, modal saya kok
malah makin habis ya?” keluhnya terheran-heran.
Usut
punya usut, Hendra hanya sambil lalu saja mencatat transaksi usaha yang
dia lakoni selama enam bulan ini. “Pokoknya, barang dari pemasok
dibayar beres, pembeli juga bayar tunai. Harusnya kan masih ada untung,”
kisahnya. Akhirnya dia tidak tahu persis ke mana perginya uangnya. Di
luar itu, ia tidak memisahkan belanja tokonya dengan belanja rumah
tangganya. Istri yang sering membantunya di toko sering mengambil uang
hasil dagangan untuk belanja keperluan rumah tangga. Tentu saja, tanpa
dicatat.
Jika
Hendra punya catatan aliran kas yang tertib, kejadian menyedihkan
seperti itu tentu tidak perlu terjadi. Sebab, pembukuan berguna untuk
mengetahui dan mengatur pemasukan serta biaya-biaya yang dikeluarkan
perusahaan. “Itulah fungsi pembukuan yang pertama; sebagai alat kontrol,” ujar Risza Bambang, Direktur Shildt Consulting.
Vital untuk Pajak dan Permodalan
Lain
lagi pengalaman Anita yang sudah satu tahun membuka usaha warung makan.
Tidak seperti Hendra, Anita sudah memiliki catatan sederhana tentang
aliran kas usahanya. Jadi, dia tahu persis perkembangan usahanya. Kini
warungnya sudah cukup dikenal orang dan Anita pun ingin melebarkan
sayapnya dengan membuka cabang baru. Kesimpulannya, manfaat lain dari
pembukuan yang tertib adalah dalam hal pengambilan keputusan. Dengan
melihat data-data keuangan, seorang pengusaha bisa menilai bahwa
usahanya tengah berkembang dan memerlukan ekspansi, seperti yang
dilakukan anita. Tapi, bisa juga sebaliknya, usaha tersebut sudah tidak
bisa dipertahankan lagi dan lebih baik ditutup agar tidak menyebabkan
kerugian lebih parah. “Tanpa data dan informasi yang komprehensip,
keputusan yang dibuat bisa jadi tidak menjadi keputusan yang tepat.
Laporan keuangan kan salah satu informasi juga,” tutur Risza panjang
lebar.
Nah,
kembali ke pengalaman Anita. Rupanya, rencana pengembangan bisnis
membawa Anita berurusan dengan pihak perpajakan. Anita—yang selama ini
tidak membayarkan pajak dari hasil usahanya—menjadi kelabakan. Pasalnya,
ia tidak tahu-menahu urusan pajak.
Pada
prinsipya, Anita tidak keberatan membayar pajak. Namun, bukan kepalang
kagetnya Anita melihat hasil hitungan petugas pajak berdasarkan
pembukuan sederhana yang dibuatnya selama ini. Sebab, pajak yang harus
dia bayarkan jauh lebih besar dari porsi laba yang dia dapatkan dari
usahanya. Tak urung, Anita pun jadi pusing tujuh keliling seperti halnya
Hendra.
Sejatinya,
duduk perkaranya sederhana saja. Anita tidak bisa menunjukkan bukti
dari pegeluaran-pengeluaran yang ada dalam pembukuannya. Karena petugas
pajak tidak mengakui pengeluaran tanpa bukti, semuanya masih dihitung
sebagai keuntungan. Alhasil, total jenderal pajak yang harus dibayarkan
Anita pun jadi lebih besar dari yang seharusnya.
Dari
kisah Anita, jelas kini, fungsi pembukuan yang berikutnya berkaitan
erat dengan urusan perpajakan. Tanpa pembukuan, penghitungan pajak akan
susah dilakukan. Salah-salah si wajib pajak malah jadi membayar pajak
lebih besar. Laporan keuangan pun harus dilakukan secara benar. Selain
memudahkan petugas pajak, pembukuan yang baik juga menghindarkan si
wajib pajak dari potensi kerugian seperti dialami Anita. “Sebab, memang
ada cara-cara legal untuk meminimalkan pajak,” ujar M. Andoko, Praktisi
Perencana Keuangan dan Perpajakan.
Ada
lagi manfaat penting dari pembukuan, yaitu ketika perusahaan harus
berhubungan dengan pihak ketiga. Biasanya menyangkut permodalan
perusahaan. Misalnya saja, ketika perusahaan akan dijual kepada pihak
ketiga. “Dari laporan keuangan itu bisa diketahui berapa nilai
perusahaan,” ujar Teddy Fardiansyah, Presiden Direktur Capital
Institute.
Laporan keuangan juga sangat diperlukan ketika mengajukan kredit kepada bank. “Bank akan melihat apakah usaha ini termasuk bankable.
Salah satunya ya dari laporan keuangannya. Kalau tidak ada, bagaimana
bank bisa menilai,” imbuh Sulad Sri Hardanto, Presiden Direktur Money for Wealth.
Alhasil,
dari empat manfaat pembukuan itu saja kita bisa menyimpulkan betapa
pentingnya pembukuan itu dalam menjalankan suatu usaha, sekecil apapun
atau sebesar apapun usaha tersebut. “Salah satu kiat bisnis bisa
bertahan dalam jangka waktu lama, long lasting, dia harus melakukan pembukuan. Walaupun sederhana sekali,” tandas Risza.
Jurus Jitu Menyusun Pembukuan
· Susunlah
proyeksi aliran kas sebelum memulai suatu usaha. Ini akan membantu Anda
melihat prospek dari usaha tersebut. Sebaiknya pula disiapkan cadangan
modal lebih besar dari pada asumsi modal yang dibutuhkan dalam proyeksi
aliran kas tersebut. Ini untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga
dalam perjalanan usaha Anda.
· Jangan pernah melewatkan satu transaksi pun untuk dicatat. Untuk itu, siapkan dua buku; buku pengeluaran dan buku pemasukan.
· Sekecil
apa pun skala usaha Anda, jangan pernah mencampur keuangan perusahaan
dan keuangan keluarga. “Rekening pun harus dipisah,” kata Sulad Sri
Hardanto, Presdir Money for Wealth
· Sebisa
mungkin setiap transaksi harus ada bukti transaksinya, entah itu bon
atau kwitansi. Dan, jangan sampai hilang. Nantinya bukti-bukti transaksi
ini bakal berguna dalam penghitungan pajak. “Soalnya, petugas pajak
tidak akan menganggap sah transaksi tanpa bukti,” tutur Teddy
Fardiansyah, Presiden Direktur Capital Institute
· Misalnya
perusahaan Anda mengeluarkan sejumlah dana untuk membeli barang-barang
inventori, tapi Anda tidak punya bukti transaksinya. Nah, petugas pajak
tidak akan menghitung transaksi ini. Artinya, tanpa pos pengeluaran ini
pendapatan perusahaan Anda jadi lebih besar. Berarti pula pajak yang
harus Anda bayar juga lebih besar.
· Bila
perlu, untuk memudahkan pencatatan transaksi bisa dibuat form-form
khusus, misalnya untuk pengeluaran rutin dibuat form warna kuning,
pengeluaran sesekali form warna merah, dan pemasukan form warna hijau.
Lalu, buatlah penempatan file yang tertib dan teratur untuk memudahkan
Anda mencari arsipnya.
· Jangan
lupa pula menghitung depresiasi atau biaya penyusutan dari aset-aset
perusahaan, seperti bangunan, mobil, furnitur, peralatan kantor, mesin
produksi, dan seterusnya. Ini salah satu cara yang legal untuk
mengurangi pajak. Biar tidak merepotkan, biaya penyusutan ini sebaiknya
dihitung setahun sekali saja. Oh ya, jangan asal membuat aturan main
depresiasi sendiri. Aturan perpajakan sudah punya aturan mainnya. Paling
gampang, gunakan saja metode depresiasi garis lurus (straight line method).
· Jangan
ragu atau malu untuk meminta bantuan tenaga akuntan atau konsultan
pajak bila memang merasa kurang mampu. Soalnya, masalah akuntansi dan
perpajakan memang cukup pelik. Lagi pula, saat ini banyak konsultan
independen yang bersedia membantu wirausaha kecil dan menengah dengan
biaya yang tidak kelewat mahal. Untuk keperluan pengisian SPT sederhana
antara Rp 200.000 – Rp 1 juta. Tapi, kalau untuk tax planning, bisa lebih mahal.
· Bila
menyewa tenaga profesional, seperti akuntan dan konsultan pajak,
sebaiknya Anda terlibat aktif. “Selain pembukuannya beres, Anda juga
bisa belajar, sehingga tambah pintar,” saran Risza
Mari Mulai Mencatat
Setelah
mengetahui pentingya pembukuan, tentu Anda harus mengerti bagaimana
melakukan pembukuan tersebut, setidaknya taraf yang sederhana. Intinya
sih, 3M singkatan dari Mari Mulai Mencatat. Jadi, apa pun pemasukan dan
pengeluaran perusahaan Anda, mulai sekarang harus dicatat. Itulah yang
paling sederhana. Konon, pebisnis sekelas Bob Sadino pun dulu melakukan
cara ini pada masa awal bisnisnya.
Nah, bila mau belajar lebih serius dari disiplin akuntansi, ada tiga hal yang harus Anda pelajari. Paling tidak Anda punya cash-flow (aliran kas), profit and lost (rugi laba), serta neraca sederhana. Mari kita pelajari satu per satu!
Arus Kas
Gampangnya,
arus kas atau aliran kas adalah catatan harian mengenai pengeluaran dan
pemasukan keuangan dari usaha yang Anda jalankan. Pokoknya, setiap ada
pengeluaran dan pemasukan itu harus dicatat.
Catatan
mengenai arus kas ini sangat penting. Pasalnya, catatan arus kas ini
merupakan bahan dasar untuk membuat laporan keuangan yang lain. Jadi,
dari catatan sederhana inilah suatu usaha bisa dianalisis. Sebaiknya,
dibedakan buku untuk pos pengeluaran dan pendapatan. Dari catatan harian
ini Anda bisa membuat rekapitulasi per bulan. Inilah yang disebut
laporan arus kas (cash-flow).
Sebelum
memulai usaha, anda juga bisa membuat proyeksi aliran kas ini, yaitu
perkiraan aliran kas berdasarkan asumsi-asumsi pengeluaran dan pemasukan
dari usaha yang hendak Anda tekuni. Proyeksi aliran kas ini berguna
untuk mengetahui berapa banyak modal yang harus Anda setor di awal dan
Anda cadangkan selama usaha Anda berjalan. Juga berapa lama waktu yang
Anda perlukan untuk bisa balik modal.
Di luar itu, proyeksi aliran kas nantinya juga berguna ketika usaha sudah mulai berjalan dengan benar.
Skenario:
Pada tanggal 14 Juli tahun lalu, Ibu Nita memutuskan memulai usaha dengan membeli waralaba gerai makanan
paket XXX. Berdasarkan proyeksi aliran kas yang disodorkan pewaralaba,
gerai makanan Ibu Nita diasumsikan bisa memperoleh pendapatan sebear Rp
90.000.000 tiap bulan.
Artinya,
dalam tempo enam bulan pendapatan Ibu Nita seharusnya mencapai Rp
540.000.000. Dengan begitu, modal ibu Nita bisa kembali dalam tempo
sekitar 11 bulan. Untuk memulai usaha, Ibu Nita menggelontorkan sejumlah
dana segar, Rp 140.000.000 dari koceknya sendiri, dan Rp 120.000.000
dia dapatkan dari berutang dari keluarga. Kenyataannya, bisnis tak
secerah proyeksinya. Omzetnya tidak mencapai Rp 90 juta sebulan. Maka,
catatan arus kas usaha Ibu Nita akan tampak seperti pada tabel.
Laporan Rugi Laba
Berdasarkan
catatan aliran kas tadi, Anda bisa membuat laporan rugi laba. Intinya,
laporan rugi laba ini berisi pendapatan dikurangi dengan biaya-biaya
sehingga diketahui apakah usaha tersebut mengalami untung atau malah
rugi. Tapi ingat, anda harus mengeluarkan faktor aset, modal, barang,
dan utang dari laporan keuangan ini.
Dalam
menyusun laporan rugi laba, Anda sebaiknya memasukkan unsur depresiasi.
Caranya gampang. Untuk pembukuan sederhana kita bisa memakai metode
garis lurus (lihat tip). Asumsi metode ini: kita menganggap
sebuah barang mempunyai masa pakai tertentu dan nilai penyusutannya
adalah pembagian antara harga pembeliannya dengan masa pakainya.
Katakanlah peralatan Ibu Nita kita anggap bisa dipakai untuk jangka
waktu tiga tahun. Maka penyusutan per bulannya adalah: nilai peralatan
dibagi dengan 36 bulan. Untuk kendaraan kita asumsikan usianya lima
tahun. Itu sebabnya, untuk penyusutan kendaraan per bulan rumusnya nilai
kendaraan dibagi 60 bulan.
Dari
sini Anda bisa mengambil kesimpulan. Bila hasilnya ternyata rugi, Anda
bisa mengevaluasi peyebab kerugiannya. Selanjutnya, Anda bisa memutuskan
apakah penyebab kerugian tersebut bisa diatasi atau Anda malah harus
menutup usaha tersebut untuk mencegah kerugian lebih lanjut. Contoh
laporan rugi laba yang dijalankan Ibu Nita untuk periode enam bulan bisa
Anda lihat pada tabel.
Dari
laporan rugi laba tersebut terlihat, dalam tempo enam bulan usaha Ibu
Nita sudah mampu menghasilkan keuntungan. Sebab, seluruh biaya sudah
ditutup oleh pendapatannya. Sayang, pendapatan yang dihasilkan masih
dibawah asumsi aliran kas yang dibuat pada waktu awal usaha, yaitu
sebesar Rp 540 juta. Alhasil, perlu waktu lebih lama untuk bisa kembali
modal. Jadi, sekarang Ibu Nita bisa mengevaluasi, apa yang menyebabkan
usahanya tak bisa berjalan sesuai rencana.
Neraca
Neraca
penting dibuat setidaknya setahun sekali, untuk mengetahui nilai
perusahaan Anda dari waktu ke waktu. Saat awal perusahaan, neraca
perusahaan biasanya hanya terdiri dari modal awal dan utang serta aset
yang diperoleh dari belanja modal tersebut. Aset termasuk sebagai
aktiva, sementara utang dan modal masuk sebagai pasiva.
Seiring
waktu, aset perusahaan bisa bertambah, bisa pula terjadi utang-piutang,
atau cadangan kas menjadi berkurang atau bertambah, dan lain-lain.
Intinya, nilai perusahaan bisa saja bertambah atau berkurang karena
perusahaan mengalami keuntungan atau kerugian.
Dari skenario yang sama, neraca usaha Ibu Nita untuk enam bulan pertama bisa Anda lihat pada tabel.
Arus Kas
Dalam Juta rupiah
Juli
|
Agustus
|
Sept
|
Okt
|
Nov
|
Des
|
Total
|
|
MASUK
Setoran Modal
|
140
|
140
|
|||||
Utang
|
120
|
120
|
|||||
Omzet
|
30
|
50
|
60
|
80
|
80
|
80
|
380
|
Total masuk
|
290
|
50
|
60
|
80
|
80
|
80
|
|
KELUAR
Biaya waralaba 5 tahun
|
60
|
60
|
|||||
Peralatan
|
60
|
60
|
|||||
Mobil operasional
|
60
|
60
|
|||||
Sewa tempat 6 bulan
|
30
|
30
|
|||||
Belanja bahan baku
|
30
|
30
|
36
|
48
|
48
|
48
|
240
|
Gaji 15 karyawan
|
5,25
|
10,5
|
10,5
|
10,5
|
10,5
|
10,5
|
57,75
|
Promosi bersama
|
1,5
|
1,5
|
1,5
|
1,5
|
1,5
|
1,5
|
9
|
Lain-lain
|
0,25
|
0,5
|
0,5
|
0,5
|
0,5
|
0,5
|
2,75
|
Total Keluar per bulan
|
247
|
42,5
|
48,5
|
60,5
|
60,5
|
60,5
|
|
Arus kas bersih perbulan
|
43
|
7,5
|
11,5
|
19,5
|
19,5
|
19,5
|
|
Saldo bulan sebelumnya
|
-
|
43
|
50,5
|
62
|
81,5
|
101
|
|
Sisa kas pada akhir bulan
|
43
|
50,5
|
62
|
81,5
|
101
|
120,5
|
Rugi Laba
Neraca
Dalam juta rupiah
Dalam juta rupiah
Omzet
|
380
|
AKTIVA
|
||
Bahan Baku
|
240
|
Kas
|
120,5
|
|
Laba Kotor
|
140
|
Sisa fee waralaba
|
54
|
|
Kendaraan
|
54
|
|||
Karyawan
|
57,75
|
Peralatan
|
50
|
|
Sewa
|
30
|
Total Aktiva
|
278,5
|
|
Promosi
|
9
|
|||
Lain-lain
|
2,75
|
PASIVA
|
||
Waralaba
|
6
|
Utang
|
120
|
|
Depresiasi Kendaraan
|
6
|
Modal
|
140
|
|
Depresiasi Peralatan
|
10
|
Laba ditahan
|
18,5
|
|
Total biaya
|
121,5
|
Total Pasiva
|
278,5
|
|
Laba bersih
|
18,5
|
Catatan:
· Kas adalah nilai seluruh uang kas yang tersisa pada saat tanggal neraca dibuat.
· Sisa fee waralaba adalah fee waralaba yang sudah terbayar selama lima tahun dikurangi dengan fee yang sudah terpakai selama enam bulan.
· Nilai kendaraan dan peralatan adalah harga pada saat membeli dikurangi penyusutan selama enam bulan
· Laba ditahan adalah total laba selama enam bulan
by : arsipbisnis
Tidak ada komentar:
Posting Komentar